وقتيکه سند مالکيتی از بين برود مثلا دچار حريق شود و اثری از آن باقی نماند يا گم شود مالک می تواند از اداره ثبت محل وقوع ملک تقاضای صدور سند مالکيت المثنی نمايد در اين صورت برطبق تبصره يک ماده ۱۲۰ آئين نامه قانون ثبت مصوب بهمن ۵۳ بشرح ذيل عمل می شود :
- مالک بايستی تقاضای خود را همراه با دو برگ فرم استشهاديه تکميل شده ای که نمونه آن را از ثبت محل دريافت می دارد ضمن اعلام طريق از بين رفتن سند به ثبت محل تسليم دارد .
تذکر ۱ : فرم استشهاد حداقل بايد به امضاء ۳ نفر گواه رسيده و هويت و امضاء آنها را کلانتری يا ژاندارمری يا دفاتر اسناد رسمی گواهی نموده باشد مسئول اداره پس از دستور ثبت تقاضا در دفتر انديکاتور آن را جهت ضميمه نمودن به پرونده و اقدام بترتيب به بايگانی و دفتر املاک ارجاع می نمايد .
- تقاضای متقاضی به همراه ضمائم پس از ثبت در دفتر انديکاتور به بايگانی ارسال و در آن جا پرونده مربوط از رديف خود خارج و همراه با تقاضا جهت اقدام به دفتر املاک ارسال می شود .
- متصدی دفتر املاک پرونده را بررسی و بخشنامه ای مبنی بر اعلام فقدان سند مالکيت خطاب به دفاتر اسناد رسمی تابعه تهيه می نمايد در اين بخشنامه ادعای متقاضی مبنی بر چگونگی فقدان سند مالکيت و مشخصات ملک و نام آخرين مالک بايستی قيد شود .
- بخشنامه پس از امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن وسيله متصدی دفتر انديکاتور به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می گردد .
- درصورتيکه مالک ادعا کند بهاء ملک او کمتر از حد نصاب لازم برای انتشار آگهی است ( در حال حاضر ۰۰۰‚۵۰۰ ريال ) مسئول اداره دستور ارزيابی ملک را صادر می نمايد .
- بديهی است چنانچه ملک خارج از شعاع ۳۰ کيلومتر بوده و فوق العاده ماموريت و هزينه سفر به نقشه بردار ارزياب تعلق گيرد متقاضی بايستی آن را پرداخت نمايد که در اين صورت پرونده به حسابداری ارسال و متصدی حسابداری فوق العاده نقشه بردار ارزياب را وفق مقررات محاسبه و قبض سپرده را صادر و جهت توديع در بانک به متقاضی تسليم می دارد و او پس از توديع در بانک نسخ مربوطه را به ثبت اعاده تا ضميمه پرونده شود .
- سپس نقشه بردار ارزياب همراه متقاضی به محل وقوع ملک عزيمت و پس از بازديد از ملک آن را بر مبنای قيمت منطقه ای ارزيابی و در پايان ماموريت گزارش ارزيابی را به مسئول اداره ارائه می نمايد .
- گزارش ارزيابی حسب دستور مسئول اداره ثبت دفتر انديکاتور شده سپس در صورتيکه ارزش ملک بيش از ۰۰۰‚۵۰۰ ريال تعيين شده باشد پرونده جهت محاسبه و اخذ حق الدرج آگهی و نيز پرداخت فوق العاده ماموريت نقشه بردار ارزياب به حسابداری ارجاع می شود .
- متصدی حسابداری هزينه حق الدرج آگهی را محاسبه و قبض لازم را صادر و جهت توديع در بانک به متقاضی تسليم و او هزينه حق الدرج را در بانک ملی که حساب سپرده ثبت در آن مفتوح است توديع و نسخ لازم را به حسابداری اعاده می نمايد تا ضميمه پرونده شود ، ضمنا فوق العاده ماموريت نقشه بردار ارزياب نيز حسب دستور مسئول اداره پرداخت می گردد .
- سپس پرونده جهت تهيه آگهی فقدان سند مالکيت به دفتر املاک ارسال می گردد .
- متصدی دفتر املاک با ملاحظه محتويات پرونده و ثبت دفتر املاک آگهی فقدان سند مالکيت را تهيه می نمايد در اين آگهی بايستی مشخصات کامل مالک شماره پلاک و محل وقوع ملک و نحوه مفقود شدن سند مالکيت و معاملاتی که در سند مالکيت ثبت شده قيد گردد .
- آگهی پس از امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن وسيله متصدی دفتر انديکاتور جهت چاپ در يکی از روزنامه های محلی يا کثيرالانتشار به اداره ارشاد اسلامی محل ارسال می شود .
تذکر ۲ : آگهی در دو نوبت به فاصله ای که کمتر از ده روز نباشد بايستی در روزنامه چاپ شود و در آن قيد گردد که پس از انتشار نوبت دوم ظرف ده روز چنانچه کسی اعتراضی داشته باشد می تواند به ثبت محل اعلام دارد و با انقضاء مهلت و عدم وصول اعتراض سند مالکيت المثنی صادر خواهد شد .
- پس از ارسال آگهی به اداره ارشاد اسلامی محل پرونده جهت ضبط به بايگانی ارسال و زمان مراجعه بعدی متقاضی تعيين و به او اعلام می گردد .
- بعد از وصول روزنامه حاوی آگهی چاپ شده در آن و تطبيق آن با پيش نويس وسيله متصدی دفتر املاک درصورتيکه اشتباهی در چاپ آن واقع نشده باشد مراتب صحت انتشار آگهی گواهی و همراه با پرونده جهت ضبط تا انقضاء زمان اعتراض به بايگانی اعاده می شود .
- پس از انقضاء زمان واخواهی و عدم وصول اعتراض و مراجعه متقاضی پرونده وسيله بايگانی به دفتر املاک ارسال می شود متصدی دفتر املاک پرونده را بررسی و پس از گواهی متصدی دفتر بازداشتی مبنی بر عدم بازداشت مسئول مربوطه دستور تحرير سند مالکيت المثنی را صادر می نمايد .
- آنگاه پرونده جهت پرداخت بهاء دفترچه سند مالکيت به حسابداری ارسال و در آنجا متصدی حسابداری بهاء دفترچه سند را به شرحی که در مباحث قبل بدان اشاره رفت دريافت و پرونده را همراه با نسخه قبض مبنی بر وصول بهاء سند مالکيت به دفتر املاک می فرستد .
- سپس متصدی دفتر املاک سند مالکيت المثنی را تحرير و بخشنامه لازم مبنی بر صدور سند مالکيت المثنی را خطاب به دفاتر اسناد رسمی تابعه صادر و مراتب را در ستون ملاحظات دفتر املاک و پيش نويس سند مالکيت اوليه قيد می نمايد .
- آنگاه مسئول مربوطه سند مالکيت تحرير شده و بخشنامه و مراتب قيد شده در دفتر املاک را امضاء می نمايد و بخشنامه پس از درج شماره بر آن وسيله متصدی دفتر انديکاتور به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می گردد .
- در خاتمه پرونده جهت تسليم سند به بايگانی ارسال و در آنجا ابتدا سند نخ کشی و پلمپ و پس از ثبت در دفتر تسليم سند ضمن احراز هويت متقاضی که معمولا با ملاحظه شناسنامه او تحقق می پذيرد در قبال اخذ رسيد در دفتر تسليم سند و پيش نويس سند مالکيت اوليه، به او تسليم و پرونده در رديف خود ضبط می شود .
